Per Complesso Archivistico si intende l’insieme della documentazione in cui si articola la struttura dei fondi archivistici. La descrizione archivistica è la descrizione dei documenti e delle relazioni logiche che consentono di leggere un fondo come un insieme strutturato.
Nell’Archivio storico multimediale Istat la descrizione dei complessi archivistici è conforme agli standard ISAD(R) e ISAAR delineati dal Consiglio Internazionale per gli Archivi. Le informazioni sono raccolte mediante un sistema articolato e navigabile di schede poste in relazione tra loro, che seguono il modello gerarchico dei livelli di ordinamento di un fondo e delle parti che lo compongono:
- Scheda CA – Complessi Archivistici
- Scheda U – Unità Archivistica
- Scheda SC – Soggetto Conservatore
- Scheda SP – Soggetti Produttori
La scheda SC – Soggetto Conservatore descrive l’Archivio storico Istat ossia, per definizione, il soggetto che conserva i fondi archivistici e li rende disponibili per la consultazione.
Le Schede CA – Complessi Archivistici descrivono quelli che, nel modello gerarchico dei livelli di ordinamento di un fondo, vengono generalmente definiti come i livelli “alti” e cioè, oltre ai fondi, i sub-fondi, le serie, le sottoserie. Le schede CA sono in relazione con la scheda del soggetto conservatore, con la scheda del livello superiore, con la scheda del soggetto produttore.
Esempi:
| Soggetto conservatore: Archivio storico Istat | ||
| Fondo | ||
| 1 Archivio Centrale | Serie | |
| 1.1 Rilevazioni statistiche correnti | Sottoserie | |
| 1.1.1 Popolazione | ||
| 1.1.2. Igiene e sanità | ||
| 1.1.3. Giustizia | ||
| 1.1.4. Istruzione | ||
| 1.1.5. Agricoltura, foreste, caccia e pesca | ||
| 1.1.6. Industria | ||
| 1.1.7. Commercio, trasporti e comunicazioni | ||
| 1.1.8. Conti economici aziendali e delle pubbliche amministrazioni | ||
| 1.1.9. Prezzi, bilanci di famiglia e salari | ||
| 1.1.0. Varie | ||
| Soggetto conservatore: Archivio storico Istat | |||
| Fondo | |||
| 2 Presidenza | Subfondo | ||
| 2.3 Presidenza De Meo | Serie | ||
| 2.3.1 Atti e corrispondenza | |||
| 2.3.2 Deliberazioni | |||
| 2.3.3 Consiglio superiore di statistica | |||
| 2.3.4 Comitato tecnico | |||
| 2.3.5 Commissioni e gruppi di lavoro | Sottoserie | ||
| 2.3.5.1 Commissione studi statistici ed econometrici interessanti la programmazione economica | |||
| 2.3.6 Personale Istat | |||
| 2.3.7 Relazioni con organi e amministrazioni dello Stato | Sottoserie | ||
| 2.3.7.1 Corrispondenza | |||
| 2.3.7.2 Partecipazione del presidente a consigli, comitati e commissioni interministeriali | |||
| 2.3.8 Relazioni con altri enti ed organi | |||
| 2.3.9 Rapporti con enti ed organi statistici nazionali ed internazionali | |||
| 2.3.10 Convegni e conferenze | |||
| 2.3.11 Studi e pubblicazioni | Sottoserie | ||
| 2.3.11.1 Corrispondenza | |||
| 2.3.12 Varie | |||
Le schede U – Unità Archivistica descrivono l’unità minima indivisibile di un fondo, che può essere un singolo documento o un insieme di documenti rilegati o raggruppati, come un fascicolo, busta, registro.
Ogni scheda U è in relazione con la scheda del complesso archivistico superiore e con la scheda del soggetto produttore.
Esempio:
| Sottoserie | Soggetto Produttore: Ente Istruzione |
| 1.1.4. Istruzione | Unità archivistica |
| Fascicolo: Indagine sulla evoluzione culturale dei lavoratori: appunti | |
| Fascicolo: Statistiche della stampa periodica e produzione libraria: modelli | |
| Fascicolo: Statistiche dell’istruzione: modelli | |
| Fascicolo: Statistiche sportive: diversi – Interrogazione parlamentare sul censimento nazionale degli impianti e delle attrezzature sportive | |
| Fascicolo: Statistica dei concorsi espletati dalle Pubbliche amministrazioni: circolari | |
| Fascicolo: Statistiche delle biblioteche, archivi e istituti di cultura: circolari | |
| Fascicolo: Statistiche dell’istruzione: modelli | |
| Fascicolo: Statistiche della stampa periodica e produzione libraria: circolari | |
| Fascicolo: Statistiche dell’istruzione: circolari | |
| Fascicolo: Statistica dei brevetti | |
| Fascicolo: Statistiche delle biblioteche, archivi, istituti di cultura: modelli di rilevazione e interrogazioni parlamentari | |
| Fascicolo: Statistiche delle biblioteche, archivi e istituti di cultura: commissioni di studio | |
| Fascicolo: Statistiche dell’istruzione: diversi | |
| Fascicolo: Statistiche della stampa periodica e produzione libraria: commissioni di studio | |
| Fascicolo: Statistiche dell’istruzione: commissioni di studio – Commissione sulle disponibilità di personale tecnico e scientifico; commissione per le statistiche dell’istruzione | |
| Fascicolo: Statistiche dell’istruzione: legislazione – Trasferimento all’Istituto centrale di statistica dei servizi della statistica dell’educazione nazionale |
Le schede SC – Soggetto Produttore descrivono gli organi e uffici Istat che, per definizione, hanno posto in essere, accumulato e/o conservato, nello svolgimento della propria attività, la documentazione, come per esempio la Segreteria del Presidente, l’Ufficio del personale, la Direzione generale dei servizi tecnici ecc.
Queste schede sono in relazione con le schede U e CA.